政府機關、國立大學如何採購 AI API？公家採購完整流程
研究計畫、政府單位採購 AI API 需要統一發票與統編。本文說明台灣公家機關採購 AI API 的合規做法與 BazaarLink 如何支援。
問題背景：公家機關買 AI API 遇到什麼困難？
這個問題在台灣的研究社群和政府單位非常普遍。以國立大學的科技部（現國科會）研究計畫為例：研究計畫預算中編列了「AI 工具費用」，但要核銷時，發現 OpenAI、Anthropic 只能提供英文 Invoice，而不少大學的會計室要求附有台灣統一發票作為合法憑證。
政府機關和公立學術單位的採購有幾個特殊需求：
- 統一發票（三聯式）：核銷必備，需有賣方統編
- 報價單（含統編）：採購前需先取得正式報價
- 新台幣計費：避免外幣匯率核銷問題
- 金額門檻：小額採購（10 萬元以下）與公開招標流程不同
Note: BazaarLink 是台灣本地公司，可開立三聯式電子統一發票，提供正式報價單，以新台幣計費，符合公家機關採購的基本要求。
常見的採購困境：真實案例
案例一：國科會計畫研究生
某國立大學博士生執行國科會補助專題計畫，預算科目中有「資訊服務費」5 萬元，原本打算用來購買 OpenAI API 額度進行大規模語料分析。付款後，向 OpenAI 申請請款憑證，卻只拿到英文 Invoice，沒有台灣統一編號、也非本地發票格式。大學會計室明確告知：境外 Invoice 不符核銷規定，需附台灣統一發票正本或電子發票資訊。這筆預算最後無法使用，計畫進度受阻，研究生不得不改用免費方案，嚴重影響研究品質。
案例二：地方政府數位轉型專案
某縣市政府 IT 部門規劃導入 AI 自動摘要系統，用於處理每日大量的公文與會議記錄。技術評估後決定採用 Claude API，但採購規範明確要求廠商需提供含統編的報價單與三聯式統一發票。負責採購的承辦人員聯繫 Anthropic 台灣窗口，得到的答覆是：Anthropic 目前在台灣無法配合提供符合在地格式的發票與報價文件。整個採購案因此卡關，最終被迫改用功能較弱的本地廠商替代方案，錯失了最適合需求的技術選項。
案例三：財團法人研究機構
一家受政府補助的財團法人研究機構，計畫將 AI API 整合到政策研究流程中，預算已通過董事會核准。然而，機構財務規定要求所有 IT 支出需有台灣合法憑證，境外 Invoice 不符合內稽內控要求。研究團隊分別嘗試聯繫 OpenAI 和 Google（Gemini API），均無法取得符合格式的本地發票。整個 AI 導入計畫因此卡關超過三個月，等待法務與財務部門找到合規解決方案，嚴重延誤研究時程。
公家機關採購 AI API 的合規流程
步驟 1 — 確認預算科目與採購方式
AI API 費用通常歸類為「業務費—資訊服務費」或「研究費—委託研究費」，依各機關會計規定而定。小額採購（通常 10 萬元以下）可走詢價採購，免公開招標，流程最簡單。
步驟 2 — 向 BazaarLink 索取報價單
聯絡 BazaarLink 業務（[email protected]），告知預算金額與使用需求，我們提供含統編的正式報價單，格式符合政府採購規範，可作為詢價採購的憑證。
步驟 3 — 完成採購、取得統一發票
採購核准後，依報價單金額儲值至 BazaarLink 帳戶。系統自動開立電子統一發票（三聯式），寄送至指定信箱，買方統編填入機關統編，符合核銷要求。
步驟 4 — 使用 API 並追蹤用量
取得 API Key 後即可開始使用。BazaarLink 後台提供即時用量報表，可設定預算上限，確保不超出計畫預算。多位研究人員可在同一個組織帳號下分別管理各自的用量。
採購文件範本說明
公家機關採購通常需要以下文件。BazaarLink 可提供或協助準備：
| 文件名稱 | BazaarLink 是否可提供 | 說明 |
|---|---|---|
| 報價單（含統編、地址） | ✓ 可提供 | 請聯絡 [email protected] |
| 三聯式電子統一發票 | ✓ 自動開立 | 儲值後自動寄送，可填機關統編 |
| 服務說明書 | ✓ 可提供 | 載明 AI API 服務內容與 SLA |
| 採購合約 | ✓ 可簽訂 | 企業方案用戶，請洽業務 |
| 月度用量報表 | ✓ 後台自動產生 | 可匯出 CSV，供核銷佐證 |
不同單位類型的注意事項
國立大學、科研機構（國科會計畫）
國科會計畫的「業務費」項下通常可列 AI 工具費，科目建議使用「資訊服務費」。每筆核銷需附統一發票正本（或電子發票明細）與使用說明。BazaarLink 的電子統一發票符合財政部規範，可直接用於核銷。
政府機關（中央、地方）
政府機關採購依政府採購法辦理。10 萬元以下走小額採購，需附報價單、統一發票。BazaarLink 可提供正式報價單（含統編、地址、負責人），以及採購後的三聯式統一發票。如需簽訂採購合約，請聯絡業務洽談。
非營利組織（基金會、協會）
非營利組織的會計規定依章程與主管機關而定。多數情況下，附有統編的統一發票即可核銷。BazaarLink 的電子統一發票格式符合財政部電子發票平台規範。
金額分級與採購流程對照
根據政府採購法，不同金額對應不同採購流程。以下為 AI API 採購的常見情境：
| 採購金額 | 適用程序 | 所需文件 | BazaarLink 支援 |
|---|---|---|---|
| 10 萬元以下 | 小額採購（詢價） | 報價單、統一發票 | ✓ 完整支援 |
| 10–100 萬元 | 限制性招標 | 報價單、合約、統一發票 | ✓ 可簽合約 |
| 100 萬元以上 | 公開招標 | 招標文件、投標書、合約 | 請洽業務個案處理 |
常見問題
Q：BazaarLink 有公司統編嗎？
是的。BazaarLink 是台灣登記公司，有台灣統一編號，開立的發票為合法電子統一發票（三聯式），符合政府採購核銷規範。詳細公司資訊請聯絡 [email protected]。
Q：可以先開立報價單，等採購核准後再付款嗎？
可以。請聯絡業務，說明所需金額與使用需求，我們提供正式報價單（含效期），採購核准後再完成付款與開立發票。
Q：研究計畫跨年度，可以分期採購嗎？
可以。BazaarLink 採預付點數制，可依年度預算分次儲值，點數不設使用期限（依合約條款），適合跨年度的研究計畫。
Q：多位研究人員共用一個帳號，用量怎麼追蹤？
BazaarLink 支援多人組織管理。管理員可建立多個 API Key，為每個 Key 設定每月用量上限，並在後台查看各 Key 的詳細用量報表，方便追蹤每位研究人員的使用狀況與費用分攤。